Wie reagiere ich auf unberechtigte Kürzungen der Schlussrechnung?

Haben Sie einen VOB/B-Vertrag geschlossen? Dann müssen Sie sofort reagieren.

Wenn 28 Tage nach dem Zugang der Schlussrechnungsprüfung nicht sachgerecht reagiert wird, droht der vollständige Verlust von Rechten auf jede Nachzahlung. Dies gilt auch für unberechtigte Kürzungen.

Ich empfehle Ihnen diese Arbeitsschritte:

Es gibt zwei „28-Tage-Fristen“ hintereinander.

1. Notieren und überwachen Sie beide Fristen nach dem Eingang der geprüften Schlussrechnung

2. Beachten Sie, dass hier die Kalendertage und nicht die Werktage gelten

3. Legen Sie fest, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Fristen überwacht und einhält

Innerhalb der ersten 28 Tage ist der Vorbehalt zu erklären. 

4. Stellen Sie sicher, dass das Vorbehaltsschreiben auch in der Frist beim Auftraggeber eingegangen ist.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zugang dieses Schreibens nachweisen können.

• Einschreiben/Rückschein,
• Einwurfeinschreiben
  
  Im Zweifel muss ein Zeuge beweisen können, dass dieses Schreiben im Briefumschlag gewesen ist.
• Persönliche Übergabe mit Empfangsbekenntnis auf dem Aktenexemplar oder einer Notiz des Boten auf dem Aktenexemplar:
  
  WER hat WANN WEM das Schreiben übergeben?
• Telefax oder
• E-Mail:

Die Rechtsprechung verlangt eine (telefonische) Nachfrage beim Adressaten, ob das Fax oder die E-Mail lesbar angekommen sind. Also:

• Kurze Notiz auf dem Aktenexemplar:

WER hat WANN mit WEM telefoniert und die Eingangsbestätigung bekommen?

1. Innerhalb der zweiten 28 Tage müssen Sie eine prüffähige Rechnung über vorbehaltenen Forderungen beim Auftraggeber einreichen.

Hierbei ist wieder sicherzustellen, dass das Vorbehaltsschreiben auch in der Frist beim Auftraggeber eingegangen ist und Sie den Zugang dieses Schreibens nachweisen können.

Der Vorbehalt darf nur dann eingehend begründet werden, wenn eine prüffähige Rechnung nicht möglich ist.

Wenn die Höhe der Forderung streitig ist müssen Sie

• Aufmaße,
• Pläne,
• Fotos,
• Stundenzettel,
• Lieferscheine und
• sonstige Nachweise

der Abrechnung und Begründung der Nachforderungen beifügen.

Wenn die Forderung dem Grunde nach bestritten wird, müssen Sie zusätzlich

• entsprechende Aufträge
• Nachtragsangebote und deren Beauftragung

der Abrechnung und Begründung der Nachforderungen beifügen.

Bei Leistungen ohne Auftrag oder der Beauftragung durch einen nicht Bevollmächtigten kann noch Folgendes helfen:

Darstellen und belegen, dass

• die Leistung zur Vertragserfüllung notwendig und
• im Interesse des Auftraggebers gewesen ist und
• dass der Auftraggeber über die Leistung unverzüglich informiert worden ist

Denken Sie an alle notwendigen Unterlagen, um die Zweifel beim Auftraggeber auszuräumen.

Dazu gehören alle Unterlagen, die zum Nachweis

• des Auftrags,
• des Umfanges der erbrachten Leistung und
• zur Prüfung der Forderung

erforderlich sind.

Bei Nachträgen können das auch

• die Urkalkulation und
• Nachweise / Angebote zum ursprünglich vereinbarten Bausoll einerseits und
• Nachweise über Kosten und
• Nachweise über Zeiten der tatsächlich erbrachten Leistung sein.

Nachträge für Bauablaufstörungen müssen Sie bauablaufbezogen darstellen! Sie sind sonst regelmäßig nicht prüffähig! Das ist zeitaufwändig und anspruchsvoll! Lassen Sie sich rechtzeitig beraten!