Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht Rechtsanwalt Frank Zillmer
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Wie reagiere ich auf unberechtigte Kürzungen der Schlussrechnung?

Wurde ein VOB/B-Vertrag geschlossen,  muss sofort reagiert werden. Wenn 28 Tage nach dem Zugang der Schlussrechnungsprüfung nicht sachgerecht reagiert wird, droht der vollständige Verlust von Rechten auf jede Nachzahlung. Dies gilt auch für unberechtigte Kürzungen.

Arbeitshilfe bei Schlussrechnungskürzungen

Ich empfehle Ihnen diese Arbeitsschritte:

 

1. Es gibt zwei „28-Tage-Fristen“ hintereinander.

 

Wichtig: Es zählen die Kalendertage, nicht die Werktage!

 

  • Notieren und überwachen Sie beide Fristen nach dem Eingang der geprüften Schlussrechnung.
  • Legen Sie fest, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Fristen überwacht und einhält.

2. Innerhalb der ersten 28 Tage ist der Vorbehalt zu erklären. 

 

 

Hierbei ist sicherzustellen, dass das Vorbehaltsschreiben auch in der Frist beim Auftraggeber eingegangen ist und der Zugang dieses Schreibens nachgewiesen werden kann.

3. Zugangsnachweis

  • Einschreiben/Rückschein,
  • Einwurfeinschreiben

    Im Zweifel muss ein Zeuge beweisen können, dass dieses Schreiben im Briefumschlag gewesen ist.
  • Persönliche Übergabe mit Empfangsbekenntnis auf dem Aktenexemplar oder einer Notiz des Boten auf dem Aktenexemplar:

    WER hat WANN WEM das Schreiben übergeben?
  • Telefax
  • E-Mail

Die Rechtsprechung verlangt eine (telefonische) Nachfrage beim Adressaten, ob das Fax oder die E-Mail lesbar angekommen sind. 

  • Kurze Notiz auf dem Aktenexemplar:

WER hat WANN mit WEM telefoniert und die Eingangsbestätigung bekommen?

4. Innerhalb der zweiten 28 Tage ist eine prüffähige Rechnung über die                    

    vorbehaltenen Forderungen beim Auftraggeber einzureichen.

Hierbei ist wieder sicherzustellen, dass das Vorbehaltsschreiben auch in der Frist beim Auftraggeber eingegangen ist und der Zugang dieses Schreibens nachgewiesen werden kann.

 

Nur dann, wenn eine prüffähige Rechnung nicht möglich ist, darf der Vorbehalt eingehend begründet werden.

 

 

5.   Die Abrechnung und Begründung der Nachforderungen erfolgt also

  • unter Beifügung von Aufmaßen, Plänen, Fotos, Stundenzetteln, Lieferscheinen und sonstigen Nachweisen, wenn die Höhe der Forderung streitig ist und auch 
  • unter Beifügung von Nachtragsangeboten und Aufträgen oder Bezugnahme darauf, wenn die Forderung dem Grunde nach bestritten wird.

 

Notwendig sind alle Unterlagen, die zum Nachweis des Auftrags, des Umfanges der erbrachten Leistung und zur Prüfung der Forderung erforderlich sind, um die Zweifel beim Auftraggeber auszuräumen.

 

Bei Nachträgen können das auch die Urkalkulation und Nachweise / Angebote zum ursprünglich vereinbarten Bausoll einerseits und Nachweise über Kosten und Zeiten der tatsächlich erbrachten Leistung sein.

 

Nachträge für Bauablaufstörungen müssen bauablaufbezogen dargestellt

werden! Sie sind sonst regelmäßig nicht prüffähig!

 

Ist eine der beiden 28-Tage-Fristen versäumt worden, sind auch „eigentlich“ berechtigte Werklohnforderungen unrettbar verloren.

 

Ausnahmen:

 

 

  • Die VOB/B ist nicht wirksam vereinbart / ist nicht Vertragsbestandteil.
  • Die VOB/B ist nicht „als Ganzes“ vereinbart worden:

    Gibt es im Vertrag oder in Vertragsbestandteilen Klauseln, die die VOB/B abändern?
    Das können z.B. eine Verlängerung der Gewährleistungsfrist aus § 13 VOB/B von 4 auf 5 Jahre sein, der Ausschluss von Abnahmefiktionen des § 12 VOB/B oder andere Eingriffe.
  • Die schriftliche Mitteilung über die Schlusszahlung enthält keine „Rechtsmittelbelehrung“ (Unterrichtung über die Ausschlusswirkung).

§ 16 Absatz 3 VOB/B lautet:

1. Der Anspruch auf die Schlusszahlung wird alsbald nach Prüfung und Feststellung fällig,

spätestens innerhalb von 30Tagen nach Zugang der Schlussrechnung. Die Frist verlängert

sich auf höchstens 60 Tage, wenn sie aufgrund der besonderen Natur oder Merkmale der

Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde. Werden

Einwendungen gegen die Prüfbarkeit unter Angabe der Gründe nicht bis zum Ablauf der

jeweiligen Frist erhoben, kann der Auftraggeber sich nicht mehr auf die fehlende Prüfbarkeit

berufen. Die Prüfung der Schlussrechnung ist nach Möglichkeit zu beschleunigen. Verzögert

sie sich, so ist das unbestrittene Guthaben als Abschlagszahlung sofort zu zahlen.

 

2. Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn

der Auftragnehmer über die Schlusszahlung schriftlich unterrichtet und auf die

Ausschlusswirkung hingewiesen wurde.

 

3. Einer Schlusszahlung steht es gleich, wenn der Auftraggeber unter Hinweis auf

geleistete Zahlungen weitere Zahlungen endgültig und schriftlich ablehnt.

 

4. Auch früher gestellte, aber unerledigte Forderungen werden ausgeschlossen, wenn

sie nicht nochmals vorbehalten werden.

 

5. Ein Vorbehalt ist innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung nach den

Nummern 2 und 3 über die Schlusszahlung zu erklären. Er wird hinfällig, wenn nicht

innerhalb von weiteren 28 Tagen – beginnend am Tag nach Ablauf der in Satz 1

genannten 28 Tage – eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen

eingereicht oder, wenn das nicht möglich ist, der Vorbehalt eingehend begründet wird.

 

6. Die Ausschlussfristen gelten nicht für ein Verlangen nach Richtigstellung der

Schlussrechnung und -zahlung wegen Aufmaß-, Rechen- und Übertragungsfehlern.

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